Managementul strategic si de proiect

Managementul proiectelor se refera la totalitatea aspectelor legate de planificare, organizare, coordonare si contrulul proiectelor.

In acest caz managerul care se ocupa de aceste activitati este numit manager de proiect.

Aspecte ale managementului proiectelor:

Toate proiectele au 2 faze:

1.Faza de planificare- dureaza din momentul in care se defineste proiectul, fezabilitatea, detaliile de design, timpii necesari, se organizeaza munca.

2.Faza de executie- dureaza din momentul in care se realizeaza livrarea materialelor, se executa procesele de productie, se finalizeaza produsele, se relaizeaza livrarea produselor la consumatori, se testeaza operatiile initiale.

Ne putem imagina constuctia unei case. In faza de planificare arhitectul deseneaza planuri, se gaseste locul de amplasare, sunt obtinute autorizatiile necesare de la autoritatile locale, este aleasa o companie de constructii si sunt finalizate toate aranjamentele.

In faza de executie, se pregateste locul si fundatia, sunt construiti peretii, se realizeaza partea electrica si partea de instalatii si se realizeaza comstructia efectiva a casei.

Puteti vedea din acest exemplu ca proiectele alatura persoane cu grade diferite de cunoastere si din domenii diferite.

Managerii de proiect sint figurile centrale ale acestor operatii.

Obiectul activitatii lor consta in atragerea totalitatii resurselor care vor face ca proiectele sa fie adevarate succese.Este o activitate foarte dificila.

Managerii de proiect trebuie sa lucreze cu diferite categorii de persoane in conditiile in care exista incertitudine, utilizand multe resurse, limitandu-se la un anumit buget, acestia trebuie sa ofere un produs care sa satisfaca cerintele consumatorilor.

Managerii de proiect sunt de cele mai multe ori generalisti decat specialisti, si au nevoie de experienta indelungata in diferite activitati.

Un manager de proiect nu trebuie sa supervizeze in mod direct ci sa faciliteze observarea.

Cu alte cuvinte el trebuie sa se asigure ca sunt stabilite corespunzator conditiile de munca pentru persoanele implicate.

Managementul de proiect trebuie sa stabileasca relatiile dintre echipa de proiect si restul organizatiei, consumatori si oricine altcineva care este implicat.

Managerul de proiect actioneaza in 4 arii:

realizatea activitatilor

administratie

relatii interpersonale

leadership.

Asadar decizia managementului de proiect este un factor cheie in succesul unui proiect.

Managementul proiectelor mari este realizat de o echipa aflata sub controlul unui manager de proiect.

De regula echipa utilizeaza o organizare “Matita”, in care activitati ale diferitelor functii sunt reunite intr-o echipa pentru realizarea unui anumit proiect.

Fiecare persoana raspunde de aria sa functionala, dar o responsabilitate suplimentara o au pentru managerul de proiect.

Scopul managementului de proiect este sa realizeze cu succes proiectul, sa ofere clientului produsul dorit, in timpul prevazut si respectand bugetele.

Cand un proiect poate dura cativa ani pentru a fi realizat si utilizeaza multe resurse, planificarea timpului devine foarte importanta.Data finalizarii devine parte a produsului.

O companie de constructii care poate construi un pod in numai 18luni ofera un produs mai bun decat o alta companie care poate realiza acelasi produs in 24luni.

Bineinteles, deciziile nu sunt intotdeauna atat de simple, deoarece companiile care ofera un timp de realizare mai indelungat poate oferi un pret mai mic sau alte specificatii.

Uneori , pentru realizarea proiectelor trebuie facut un compromis intre cost, timp si resurse.

Aceste decizii sunt o parte a activitatii managerului de proiect.

Principalele activitati sunt:

1.Identificarea tuturor activitatilor din proiect si stabilirea ordinii in care aceste trebuiesc efectuate.

2.Estimarea timpului necesar pentru realizarea fiecarei activitati, a timpului necesar pentru realizarea intregului proeict si a timpului necesar finalizarii fiecarei activitati.

3.Stabilirea flexibilitatii existente intre activitati din punct de vedere al timpului si stabilirea activitatilor critice.

4.Estimarea costurilor necesare desfasurarii activitatii si urmarirea minimizarii acestora.

5.Alocarea resurselor si utilizarea acestora astfel incat proiectul sa se realizeze cat mai eficient posibil.

6.Monitorizarea progreselor, reactia rapida la eventualele deviatii de la plan.

7.Anticiparea problemelor si realizarea actiunilor necesare pentru evitarea lor.

8.Intocmirea de rapoarte regulate cu privire la progres.

Primele cinci sunt concentrate asupra planificarii calendaristice a proiectului si sunt realizate in faza de planificare.

Ultimele trei sunt concentrate asupra controlului proiectului in faza de executie.

Proiectarea Retelelor

Managementul proiectelor incepe cu intocmirea unei relatari legate de forta de munca.

Aceasta consta in descrierea scopurilor proiectelor, pentru ca acestea sa poata fi realizate, a termenelor de incepere si de incheiere a activitatilor, a bugetului si modalitati de evaluare a progresului.

La constructia unei case relatarea referitoare la forta de munca poate incepe o data cu stabilirea scopului poriectantului care consta in realizarea casei, munca depusa care consta in desenarea casei, construirea fundatiei si asa mai departe, timpul stabilit-probabil incepand la 1Ianuarie si finalizand la 1Septembrie, bugetul- probabil 100.000Lire, o lista cu elemente importante-pregatirea planului pana la 1Februarie, terminarea acoperisului pana la 1August si asa mai departe.

Daca proiectul este foarte mare, poate fi impartit in parti mai mici.

Acest lucru se realizeaza prin epuizarea structurii fortei de munca care be arata diferite parti ale unui proiect care trebuie finalizat la o anumita data. Urmatorul nivel al detalierii, dupa epuizarea stucturii fortei de munca, descrie intregul proiect ca pe o serie de activitati.

Aceste activitati sunt elementele primare ale unui proiect,si sunt utilizate pentru toate planificarile detaliate.

Pentru a beneficia de ajutor in cazul acestor activitati, managerii de proiect utilizeaza analiza planificarii reteleor.

Analiza planificarii retelelor s-a dezvoltat independent de catre doua grupuri care au lucrat spre sfarsitul anilor 1950.

Primul grup a lucrat la proiectul rachetei Polaris pentru Departamentul Apararii Statelor Unite.In acea perioada guvernul US era ingrijorat deoarece sistemul de rachete se dezvolta atat de greoi.

Proiectul Polaris a implicat peste 3000constructori, si pentru a controla mai bine au dezvoltat tehnica numita PERT-Metoda de conducere a proiectelor de cercetare.

Aceasta urmarea reducerea lungimea totala a proiectelor cu doi ani.

Al doilea grup a lucrat pentru Du Pont si a dezvoltat CPM-Metoda drumului critic-pentru asigurarea mentenantei programelor in cadrul fabricii de produse chimice.

PERT si CPM au fost intotdeauna foarte asemanatoare, si orice diferenta asupra ideilor initiale au disparut odata cu trecerea timpului.

Singura diferenta care totusi ramane este aceea ca PERT utilizeaza duratele probabilistice ale activitatilor in timp ce metoda CPM isi asuma duratele fixe.

Desenarea retelelor.

Pentru a putea realiza desenarea retelelor trebuie sa incepem cu intocmirea unei liste de activitati care alcatuiesc proiectul.

Apoi vom putea reprezenta proiectul prin intermediul unei retele a activitatilor respective.

Proiectarea unei retele consta intr-o serie de cercuri, noduri, conectate prin intermediul unor sageti.

Fiecare activitate este reprezentata de o sageata si fiecare nod reprezinta punctul in care activitatea incepe sau se incheie.